Jak wybrać odpowiednią salę konferencyjną dla gości z zagranicy?

W Twojej firmie zbliża się ważne wydarzenie, które ma zgromadzić wielu gości z zagranicy, a Ty jesteś odpowiedzialny za zorganizowanie sali konferencyjnej na długie spotkanie. Mogłoby się wydawać — nic prostszego. Warto jednak zrobić dokładny research i podczas wyboru skupić się na kilku ważnych aspektach. Jak znaleźć odpowiednie sale konferencyjne w Warszawie?

Jeśli na wydarzeniu mają się pojawić zagraniczni goście, musimy pamiętać o tym, by wybrać miejsce, które zapewni nam międzynarodowy standard pod kątem obsługi i technologii. Z pewnością zależy Ci na tym, by Twoi goście byli dobrze zaopiekowani. Z tego względu zwróć szczególną uwagę na kilka kwestii, które pomogą zawęzić długą listę sal konferencyjnych i podjąć ostateczną decyzję.

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru sali konferencyjnej?

• Wielkość sali dopasowana do liczby uczestników. Najbardziej oczywiste kryterium, jednak zdarza się, że liczba uczestników jest szacowana na oko i w konsekwencji sala konferencyjna może okazać się za mała, co bardzo mocno wpływa na komfort uczestników.
• Nocleg dla gości z zagranicy. Jeśli duża część uczestników wydarzenia przyjeżdża z innego kraju, warto pomyśleć nad salą konferencyjną w hotelu. Zwłaszcza jeśli organizujemy wydarzenie kilkudniowe np. konferencję, zakwaterowanie ich w tym samym hotelu, gdzie odbywa się event, będzie najlepszym rozwiązaniem.
• Obsługa dostępna dla gości w języku angielskim. Znajomość języka angielskiego przez obsługę hotelową jest już raczej standardem. Upewnij się przed wydarzeniem, czy goście nie będą mieli kłopotów ze swobodną komunikacją w obiekcie. Rozwiązaniem ewentualnych kłopotów językowych może być tłumacz, który będzie dbał o to, by goście zrozumieli wszystko podczas wydarzenia, ale może być także swego rodzaju ich opiekunem podczas pobytu.
• Niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej. Nikt z nas nie wyobraża sobie chyba międzynarodowego eventu, bez możliwości wyświetlenia prezentacji na dużym ekranie, użycia wskaźnika np. laserowego, czy choćby mikrofonu. Obecność podstawowego wyposażenia powinna być potwierdzona przez obsługę obiektu jeszcze zanim zdecydujemy się na daną lokalizację. Pozwoli nam to uniknąć ewentualnych nieporozumień na późniejszym etapie.
• Sprawdzony catering. Podczas całodziennego wydarzenia, jesteśmy zobowiązani zapewnić uczestnikom posiłek i ciepłe napoje. Wybierając firmę cateringową do obsługi dużego wydarzenia, upewnijmy się, że nasi goście będą usatysfakcjonowani jakością zaserwowanych dań i przekąsek. Jeśli mamy sprawdzoną już firmę, która wiemy, że nas nie zawiedzie, wybierzmy właśnie ją. Czasem obiekty, mają swoich zaprzyjaźnionych dostawców, albo obsługę z restauracji hotelowej. Wybór takiego rozwiązania bywa sporą oszczędnością. Zdarzają się tutaj zniżki i promocyjne ceny, ze względu na współpracę z obiektem. Warto jednak wcześniej sprawdzić opinie o danym cateringu czy restauracji.

Sale konferencyjne w Warszawie — jaką lokalizację wybrać?

Poza wszystkimi wymienionymi wyżej kryteriami powinniśmy się dobrze zastanowić nad lokalizacją. Zazwyczaj, jeśli wydarzenie jest międzynarodowe, najlepszą opcją jest wybór miejsca dobrze skomunikowanego z innymi państwami. Z uwagi na to, większość takich eventów odbywa się w Warszawie. To tutaj najłatwiej jest zgromadzić uczestników z zagranicy.

Jakie sale konferencyjne w Warszawie powinny zwrócić naszą uwagę? Przede wszystkim te, z łatwym dostępem do lotniska. Nie muszą one być zlokalizowane z centrum miasta. Równie dobrze mogą być to jego obrzeża, tak, jak w przypadku DoubleTree by Hilton Hotel & Conference Centre Warsaw. Mimo że obiekt znajduje się poza ścisłym centrum, dzięki położeniu niedaleko obwodnicy miasta, która jest drogą szybkiego ruchu, na lotnisko można dotrzeć w zaledwie 20 minut. To bardzo duże ułatwienie dla zagranicznych gości.

Uwzględnienie tych wszystkich elementów, z pewnością sprawi, że uczestnicy wydarzenia będą zadowoleni z wizyty i możliwości spotkania. Nam zaś pomoże to otworzyć nowe drzwi na kolejne współprace i międzynarodowe sukcesy.